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El cierre de una operación de compraventa se desarrolla en cuatro etapas: El periodo de inspección, el periodo de diligencia debida, el cierre y el post cierre. Abajo encontrarás un breve resumen del proceso.
PRIMERA ETAPA: PERIODO DE INSPECCIÓN
El Periodo de Inspección se define técnicamente como el periodo de tiempo que se permite al Vendedor realizar inspecciones físicas en la propiedad (también conocido como “Periodo de Diligencia Debida Física”). En una transacción residencial en Florida que utiliza el Acuerdo de Compraventa AS IS FARBAR, este período suele ser de entre 7 y 15 días.
Durante el período de inspección, el agente de cierre comenzará a recopilar información sobre la transacción y las partes involucradas. Mientras el vendedor realiza las inspecciones físicas de la propiedad, el agente de cierre solicitará información a las partes, normalmente en los primeros días tras la firma del contrato. Es imprescindible que el agente de cierre reciba esta información lo antes posible para evitar posibles retrasos.
El agente de cierre o el agente del vendedor suelen mantener en custodia el depósito original del vendedor. Si es el corredor del vendedor quien retiene el depósito, deberá entregarlo al agente de cierre al menos una semana antes de la fecha de cierre para asegurarse de que dispone de todos los fondos necesarios para el cierre. Es responsabilidad del agente de ventas del vendedor solicitar este desembolso al corredor y asegurarse de que se entrega al agente de cierre a tiempo.
Si la compra implica a un prestamista, el agente de cierre recibirá una solicitud del prestamista para la documentación que el prestamista necesitará para procesar el préstamo. En estas transacciones, las partes deben esperar recibir un avalúo de un avaluador designado por el banco hacia el final del periodo de inspección o el principio del periodo de diligencia debida.
Si el vendedor decide seguir adelante con la compra, el cierre pasa al periodo de diligencia debida.
SEGUNDA ETAPA: PERIODO DE DILIGENCIA DEBIDA
Durante esta segunda etapa, el agente de cierre realiza la diligencia debida legal sobre la propiedad, incluyendo:
- Una búsqueda de títulos para investigar cualquier problema relacionado con el título de la propiedad en cuestión específica, incluidos los gravámenes registrados;
- Una búsqueda de gravámenes municipales para investigar cualquier infracción, permiso abierto o caducado, impuestos y facturas de servicios públicos pendientes que puedan estar asociados con la propiedad;
- Un estudio topográfico es una representación gráfica de una propiedad, que describe sus límites legales y otras características; los estudios topográficos no son necesarios para las propiedades que forman parte de un condominio;
- Un certificado de impedimento o carta de impedimento, que sólo se aplica a las propiedades gobernadas por una o más asociaciones, es una carta firmada por un funcionario o agente autorizado de la asociación que dice qué cantidad se debe hasta una fecha determinada, y confirma los importes de las evaluaciones regulares y especiales y los períodos de pago, así como cualquier litigio abierto que la asociación pueda estar involucrado, o presentes violaciónes de las normas y reglamentos de la asociación por los propietarios de unidades y / o sus inquilinos.
Dado que el agente de cierre emitirá una póliza de seguro de título en el momento del cierre, el agente de cierre debe utilizar este periodo para asegurarse de que aborda las condiciones del título proporcionadas por los suscriptores del seguro de título, y dar a los vendedores la tranquilidad de que están comprando una propiedad que ha sido investigada a fondo.
TERCERA FASE: EL CIERRE
Después de que el agente de cierre haya completado su diligencia debida legal y se haya coordinado con el comprador, el vendedor, el prestamista y otros implicados, el agente de cierre tiene un camino a seguir hacia el cierre.
El agente de cierre siempre debe realizar una actualización del título antes del cierre, para asegurarse de que no se han registrado instrumentos o gravámenes contra la propiedad en los días o semanas transcurridos entre la búsqueda original del título y el cierre. Si la transacción se retrasa más allá de la fecha de cierre original, puede ser necesario actualizar los impedimentos de la asociación, las búsquedas de gravámenes u otros documentos sensibles al tiempo.
El agente de cierre también debe asegurarse de que los documentos de traspaso del vendedor (a veces denominados simplemente “documentos del vendedor”) satisfagan los requisitos del asegurador del título, los requisitos de suscripción del prestamista y los requisitos de registro del Secretario del Tribunal. Estos documentos de traspaso incluyen, entre otros, una escritura de garantía, una escritura de compraventa y una declaración jurada de título estándar que incluye el lenguaje relativo a la posesión, la ausencia de gravámenes, la cobertura de lagunas y otro lenguaje diverso. Cuando los vendedores son personas jurídicas, pueden ser necesarios otros documentos para satisfacer los requisitos del asegurador del título o del prestamista. Si se utilizan poderes notariales para el cierre, deben satisfacer los requisitos del asegurador del título y del prestamista, y cumplir los requisitos de registro de la Secretaría Judicial, incluidas las firmas húmedas originales, dos testigos y la certificación notarial. En los casos en los que no se aplican los requisitos federales de retención, es decir, vendedores particulares que son contribuyentes estadounidenses, los agentes de cierre suelen exigir que se ejecute una declaración jurada no extranjera.
En las transacciones financiadas por el prestamista, además de satisfacer las directrices del asegurador del título y los requisitos municipales y de registro, el agente de cierre tendrá que cumplir los requisitos del prestamista y seguir sus instrucciones para ejecutar el paquete de cierre preparado por el prestamista. El prestamista debe emitir una Divulgación de Cierre (“CD”) al Vendedor al menos tres días antes del cierre.
El agente de cierre debe coordinarse con el prestamista para emitir una Declaración de Liquidación final basada en esta CD, donde se reflejen todos los ingresos, gastos, créditos y prorrateos relacionados con la transacción, tanto para el Comprador como para el Vendedor.
Una vez que el agente de cierre presenta pruebas de que el paquete del prestamista está totalmente ejecutado, el prestamista suele proporcionar una “autorización de financiación”, que permite al agente de cierre desembolsar los fondos del prestamista de acuerdo con los desembolsos finales aprobados en la declaración de liquidación.
En las transacciones en efectivo, el agente de cierre suele preparar esta declaración de liquidación, que debe ser aprobada y firmada por compradores y vendedores, y certificada por el agente de cierre para que el cierre sea definitivo.
El agente de cierre es responsable del desembolso de todos los fondos de acuerdo con la declaración de liquidación. Los fondos del prestamista se añaden a los depósitos originales del Vendedor (realizados en la cuenta de depósito en garantía del agente de cierre o transferidos previamente al agente de cierre normalmente desde la cuenta de depósito en garantía del agente del Vendedor), más cualquier efectivo adicional requerido del Vendedor para el cierre, incluido cualquier efectivo requerido para los costes de cierre.
Una vez que todas las partes ejecutan correctamente los documentos, el agente de cierre ayuda a los agentes de ventas o agentes inmobiliarios a coordinar la entrega final de llaves.
CUARTA FASE: DESPUÉS DEL CIERRE
Después del cierre, el agente de cierre es responsable de registrar la Escritura de Garantía y cualquier otro documento requerido por la aseguradora de título y/o el prestamista, como la hipoteca, así como cualquier poder notarial utilizado. Además, el agente de cierre debe devolver al prestamista cualquier documentación del prestamista que haya sido ejecutada.
Una vez registrados los documentos y devueltos al agente de cierre, se prepara la póliza de seguro de título definitiva. Tanto los documentos registrados, así como la póliza de título original, generalmente se enviarán por correo a los vendedores y/o prestamistas dentro de 30 a 90 días después del cierre.