Please Click here to read How can sellers execute documents when they are obroad or out of state?
EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL VENDEDOR PARA VENDEDORES QUE NO ESTARÁN PRESENTES EN EL CIERRE (“CIERRES POR CORREO”)
Si el vendedor no puede asistir físicamente al cierre, se deben tomar medidas para que los documentos del vendedor se ejecuten antes del cierre y se entreguen el día del cierre al agente de cierre. Esto suele denominarse “cierre por correo”.
El agente de cierre siempre debe tener la oportunidad de revisar los documentos del vendedor antes de la ejecución. Por lo tanto, si los vendedores no estarán presentes para el cierre, es imperativo que los vendedores, los abogados del vendedor y los agentes de cierre se coordinen lo antes posible en la transacción para evitar retrasos.
EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL VENDEDOR PARA VENDEDORES QUE NO SE ENCUENTRAN EN LOS ESTADOS UNIDOS
Muchos vendedores que poseen propiedades en Florida viven en el extranjero. Viajar al cierre es caro y a veces logísticamente imposible. La ley de Florida permite la ejecución de documentos del vendedor en el extranjero si y sólo si cumplen con las leyes de Florida.
Para los vendedores que viven en el extranjero, se recomienda que si van a adquirir una propiedad en Florida, hablen con un abogado inmobiliario que pueda darles recomendaciones sobre las diferentes maneras de estructurar su compra de forma que sea lo más fácil posible venderla más adelante. En algunos casos, esto puede incluir la formación de entidades legales con gerentes o agentes que vivan en EE.UU. En otros casos, puede incluir poderes notariales (POAs).
Estas cuestiones deben gestionarse caso por caso y siempre están sujetas a la aprobación de los agentes de cierre y/o a los términos y condiciones contractuales acordados por compradores y vendedores. Siempre se recomienda que el suscriptor del seguro del título reconozca y apruebe los documentos del vendedor ejecutados en el extranjero para cualquier requisito adicional.
Hay tres vías principales para que los vendedores ejecuten los documentos del vendedor en el extranjero: firmar ante un notario de derecho civil en el país extranjero o firmar en una Embajada o Consulado de EE.UU.. La Notarización Remota Online es un desarrollo reciente en Florida y exploraremos sus requisitos y limitaciones a continuación
EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DE VENDEDOR UTILIZANDO NOTARIOS DE DERECHO CIVIL
Firmar ante un notario de un país extranjero suele ser relativamente sencillo porque los servicios de notarización están disponibles en la mayoría de los países. Sin embargo, los países extranjeros tienen sus propias normas y leyes que pueden no coincidir con los requisitos de la legislación de Florida.
Por ejemplo, en algunos países, los notarios sólo certifican en el idioma del país extranjero y no certifican documentos originales en inglés. Los notarios de esos países suelen proponer que los documentos se traduzcan al idioma local y ese documento en el idioma local es el que notarizan. Sin embargo, las oficinas de registro de Florida suelen exigir la certificación notarial de una copia original del documento en inglés. La situación se complica aún más por los países (o agentes de cierre) que exigen apostillas para estos documentos privados. Según el sitio web del Departamento de Estado de EE.UU., “Las apostillas autentifican los sellos y firmas de funcionarios en documentos públicos como certificados de nacimiento, órdenes judiciales o cualquier otro documento emitido por una autoridad pública para que puedan ser reconocidos en países extranjeros….”. Las apostillas no son un requisito de la ley de Florida, ni son un sustituto de los documentos debidamente notariados y atestiguados.
Por lo tanto, buscar un notario local, comprender sus requisitos y hacer que comprenda los requisitos para los documentos de transmisión en Florida es algo que los vendedores deberían investigar lo antes posible. Además, si el vendedor sabe que va a firmar un documento con un notario de derecho civil en un país extranjero, puede ser aconsejable que se incluyan condiciones adicionales en el Contrato de Compraventa, no sólo para la aceptación del comprador, sino también para la divulgación y aprobación del Agente de Cierre.
EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA EMBAJADA O CONSULADO DE EE.UU.
Firmar y notarizar documentos en inglés no es un problema en las Embajadas y Consulados de EE.UU.. Sin embargo, cuando busque esta opción, debe tener en cuenta varias cosas:
- Debe solicitar una cita (normalmente por Internet) en la embajada o consulado lo antes posible. Mientras que algunas embajadas dan cita en tres días, otras tardan tres semanas o más en darla;
- Debe conocer las normas de las embajadas relativas a la notarización de documentos en la embajada o el consulado. Estas normas varían de un país a otro. Por ejemplo, en un país, puede haber un límite en cuanto al número de notarizaciones que se pueden realizar en una cita. En otro país, puede que no permitan que los testigos acompañen a la persona que firma los documentos. En otro país, pueden cobrar por notarización o por página del documento. Comprender estos requisitos lo antes posible en el proceso evitará retrasos y quebraderos de cabeza.
EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL VENDEDOR MEDIANTE NOTARIZACIÓN REMOTA EN LÍNEA
La Notarización Remota en Línea (RON) es un nuevo desarrollo en Florida, implementado a partir del 1 de enero de 2020. Aunque RON se había implementado en muchos otros estados durante varios años, los documentos que se habían notariado en línea de forma remota no se podían registrar en Florida hasta que se aprobó la ley.
La ley de Florida es un avance y una oportunidad interesantes para el estado; sin embargo, tiene algunos requisitos que pueden limitar su utilidad para los vendedores extranjeros que se encuentren en el extranjero. Esto se debe al hecho de que la ley de Florida exige la “autenticación de la identidad” de quienes firman. En Florida, se ha implantado un proceso conocido como “autenticación basada en el conocimiento (KBA)” en todas las plataformas RON de Florida.
Algunos estados, como Virginia, permiten el RON de personas no estadounidenses. Sin embargo, cualquier uso de RON con notarios que NO sean de Florida sigue requiriendo que la ejecución de los documentos cumpla con la legislación de Florida. El más importante de estos requisitos de cumplimiento incluye la autenticación de la identidad de las personas que van a firmar los documentos. Esta autenticación es necesaria para los documentos ejecutados por RON realizados por notarios fuera de Florida porque otros estados no utilizan las normas KBA utilizadas en Florida para autenticar la identidad de los vendedores. Por lo tanto, se deben tomar medidas adicionales de autenticación. Es imperativo que en circunstancias en las que la ejecución del documento del vendedor se realice a través de notarios remotos en línea que sean de estados diferentes a Florida, que el Suscriptor del Seguro de Título y el Agente de Cierre hayan aprobado el uso de RON así como el proceso de autenticación de identidad a seguir. Aunque el uso de esta metodología se extendió durante los bloqueos de Covid-19 en todo el mundo, los suscriptores seguían exigiendo una aprobación caso por caso.
DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA “MAIL-AWAY CIERRE POR CORREO
Tanto si los documentos se ejecutan en EE.UU. como en un país extranjero, deben cumplirse los siguientes requisitos:
- Firma en tinta azul
- Imprima los documentos por una cara (no a doble cara) en papel de 8,5″ x 11″. No imprima por ambas caras del papel, ya que el funcionario encargado del registro podría rechazar el registro de los instrumentos.
- Los márgenes proporcionados en los documentos son deliberados para que los notarios tengan suficiente espacio para notarizar y para que los registradores del condado tengan suficiente espacio para adjuntar la información oficial de registro. Por favor, imprima los documentos en el formato proporcionado.
- Una vez impresos, lleve el conjunto de documentos a firmar ante un notario público autorizado y, donde se indique, ante dos (2) testigos desinteresados. Ambos testigos deben firmar de forma legible e imprimir su nombre debajo de su línea de firma. El notario público puede actuar como uno de los testigos.
- Por favor, pídale al notario público que complete la sección notarial, firme donde se indica y coloque su sello notarial y la fecha de vencimiento de su comisión. Por favor, asegúrese de que el sello del notario es legible, ya que esto creará un rechazo por parte del secretario de registro. Una vez que los documentos han sido completamente ejecutados, por favor escanear y enviar por correo electrónico a nuestra oficina para su revisión antes de enviar todos los originales firmados a nuestra oficina por mensajería.
- Una vez que nuestra oficina apruebe los documentos, envíe todos los originales firmados a nuestra oficina lo antes posible por mensajería. Asegúrese de que el servicio de mensajería incluya y facilite un número de seguimiento de los documentos. Recomendamos, siempre que sea posible, los principales servicios de mensajería, como FedEx, UPS o DHL.
Los documentos del vendedor a veces tienen páginas de firma que están en una página separada del contenido de una página. Esto es normal. Las páginas individuales NO requieren iniciales o firmas en cada página, con la excepción de ciertos poderes y ciertos documentos corporativos que sí requieren firmas en cada página. La sección notarial de los documentos que necesitan ser notariados está dictada por los estatutos de Florida. Los notarios NO deben cambiar el lenguaje del reconocimiento ni ninguna parte de la sección notarial. El propósito de un reconocimiento es para que un firmante, cuya identidad ha sido verificada, declare a un Notario público o notario de derecho civil que él o ella ha firmado voluntariamente un documento. El reconocimiento en la mayoría de los documentos de Florida será similar al que figura a continuación:
El instrumento anterior fue reconocido ante mí por medio de [X ] presencia física o [ ] notarización en línea, este [DÍA] de [MES], [AÑO] por [NOMBRE DE LA PERSONA QUE FIRMA], quien [ ] me es conocido personalmente o [X ] ha presentado [NOMBRE DE LA IDENTIFICACIÓN PRESENTADA] como identificación.
El notario público debe comprobar que el firmante reconoce la firma en presencia física del notario y que presenta una identificación válida con fotografía, como un pasaporte o un permiso de conducir. El notario público también rellenará la fecha de la firma.
A continuación se muestra un ejemplo de una página de vendedor con indicaciones para la firma del vendedor, las firmas de los testigos y la sección del notario.
Como pauta general, a continuación se muestra un resumen de lo que se requiere para la correcta ejecución del tipo más común de documentación de cierre y transmisión. Cada transacción es diferente y los agentes de cierre, prestamistas y/o aseguradores pueden exigir requisitos diferentes y/o adicionales:
- Escritura de garantía: requiere la firma original del vendedor o del representante del vendedor, en el caso de una persona jurídica; dos testigos; y certificación notarial.
- Escritura de compraventa: requiere la firma original del vendedor o de su representante (en el caso de una persona jurídica) y la certificación notarial, pero normalmente no requiere testigos.
- Declaraciones juradas (declaración jurada de cierre, declaraciones juradas de titularidad y otras declaraciones juradas) y cesiones (elementos comunes y arrendamientos, si procede): requieren la firma original y la certificación notarial del vendedor o de su representante (en el caso de una persona jurídica), pero normalmente no requieren testigos.
- Certificación no extranjera (también conocida como declaración jurada FIRPTA): requiere la firma original y la certificación ante notario del vendedor o de su representante (en el caso de una persona jurídica), pero normalmente no requiere testigos.
- Instrucciones de desembolso: requieren la firma original y la certificación notarial del vendedor o de su representante (en el caso de una persona jurídica), pero normalmente no requieren testigos.
- Declaraciones de liquidación: requieren la firma original del vendedor o de su representante (en el caso de una persona jurídica), pero no requieren testigos ni certificación notarial. En algunos casos, como en las transacciones en efectivo, los agentes de cierre pueden aceptar firmas electrónicas a través de plataformas como Hello Sign, DocuSign u otras.